MATERI TENTANG KANTOR LENGKAP

Pengertian Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI),kantor adalah balai (gedung,rumah,ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja. Pengertian lain mengenai kantor yaitu, kantor adalah sebuah unit organisasi yang terdiri dari tempat,personil dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan organisasi.

Tempat adalah ruangan,gedung,kompleks,serta perabot dan perlengkapannya,seperti mesin mesin kantor dan perlengkapan lainnya.Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa kantor merupakan wadah atau tempat untuk sekelompokk orang yang melakukan kegiatan tata usaha.

Tujuan Kantor

Tujuan Kantor adalah memberikan sebuah sistem pelayanan berupa komunikasi dan perekaman/pemyimpanan.

Fungsi Kantor

Kantor mempunyai beberapa fungsi di antaranya, yaitu menerima informasi,merekam informasi,mengatur informasi,memberi informasi dan melindungi aset/harta. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut mengenai beberapa fungsi kantor.

1.      Menerima Informasi

salah satu fungsi kantor yang pertama adalah untuk menerima segala macam bentuk  nformasi,seperti surat,panggilan telepon,pesanan,faktur,dan juga semua laporan tentang segala macam kegiatan bisnis. Selain menerima informasi yang masuk,kantor juga memiliki fungsi untuk memperoleh informasi secara lebih lanjut yang nantinya mungkin akan diminta oleh manajemen.

2.      Merekam Informasi

fungsi kantor yang kedua yaitu untuk merekam/menyimpan informasi agar informasi tersebut dapat sesegera mungkin disiapkan apabila pihak manajemen memintanya. Rekaman atua record semua informasi harus disimpan untuk kepentingan hukum atau sebagai sebuah alat bukti. Disamping itu,rekaman/record juga disimpan untuk memenuhi kebutuhan sebuah manajemen dalam melakukan perencanaan dan pengendalian pada perusahaan.

3.      Mengatur Informasi

Kantor berfungsi untuk mengatur segala macam bentuk dari sebuah informasi dengan cara yang sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan/digunakan  oleh pihak yang membutuhkan secara maksimal. Sebagai Contoh, laporan dari sebuah kegiatan promosi yang dilakukan oleh pihak perusahaan dengan cara menyajikan informasi dengan jelas dan dapat dibaca dengan baik. Laporan tersebut dibuat oleh pihak yang menggunakan informasi atau data yang sudah diatur secara sistematis didalam kantor.

4.      Memberi Informasi

Kantor berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabula pihak manajemen meminta informasi,kantor memberikan informasi yang dibutuhkan berdasarkan data yang telah diterima,dihimpun,diatur dan disimpan. Sebagian informasi yang disajikan dapat bersifat rutin dan sebagian yang lain dapat bersifat khusus atau insidental. Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau tertulis.

5.      Melindungi Aset/Harta

Disamping yang fungsi yang lainnya, Kantor juga memiliki fungsi untuk melindungi aset atau harta. Segala macam bentuk informasi/data yang diterima oleh kantor adalah sebuah aset atau harta dari kantor tersebut. Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya jika dibatasi pada fungsi menerima,merekam,mengatur dan memberi informasi saja. Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta (informasi atau data),baik tepat penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut sehingga benar benar digunakan untuk kepentingan perusahaan dan informasi tidak jatuh kepada pihak pihak yang tidak bertanggung jawab.

Pengertian Manajemen Perkantoran – 

Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran. (Office Management).

Manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai kekuatan yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang merencanakan, mengorganisasi dan mengkoordinasikan manusia, uang, metode, material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan, serta tujuan organisasi tercapai.

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

1.      Aktivitas Kantor

Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing-masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang aktivitas apa saja yang harus menjadi fungsi seorang manajer kantor.

Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas- aktivitas yang berhubungan dengan.

1)      Perencanaan perkantoran (Office Planning)

2)      Pengorganisasian perkantoran (Office Organizing)

3)      Pengawasan perkantoran (Office Controling)

a.       Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang:

-          Perencanaan gedung, yang meliputi: letak gedung dan bentuk gedung

-          Tata suara

-          Tata warna

-          Tata ruang kantor

-          Ventilasi

-          Penerangan/cahaya

-          Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

-          Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor

-          Anggaran (Budgeting) perkantoran

b.      Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi serta orang atau pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb.

c.       Pengawasan Perkantoran

Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:

1.             Kualitas pekerjaan kantor

2.             Waktu pekerjaan kantor

3.             Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.

4.             Biaya perkantoran

5.             Alat perlengkapan dan perabotan kantor

6.             Pelayanan kantor

7.             Pengawasan dokumentasi.

2. Sarana/Fasilitas Kerja Perkantoran

Sebagaimana telah diuraikan dimuka, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya.

Berdasarkan pengertian di atas, apabila dikembangkan menjadi perkantoran berarti yang dimaksud di sini adalah “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu:

a.       Lokasi

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain:

1.      Faktor lingkungan tetangga.

2.      Faktor dekat.

3.      Faktor harga.

4.      Faktor dekat labour market.

5.      Faktor jalan keluar masuk pegawai.

6.      Faktor keamanan.

b.      Gedung

1.      Dapat memberikan fasilitas.

2.      Menjamin kesehatan

3.      Berkesan yang baik.

4.      Fleksibel.

5.      Keseimbangan biaya keuntungan.

c.       Peralatan

Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:

1.      Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor,  khusus untuk  menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratife.

2.      Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

d.      Interior

Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor.

e. Mesin-mesin Kantor

Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin- mesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

3.      Tujuan Manajemen Perkantoran

Dalam proses manajemen, sasaran yang dituju adalah tercapainya tujuan secara efisien. Yang dimaksud efisien disini adalah memenuhi persyaratan baik ditinjau dari segi ekonomis, teknis, dan psikologis.

Ekonomis. Bukan berarti murah dari segi biaya, tetapi pantas dan sesuai. Misalnya kita pergi memancing ikan dengan tujuan mendapatkan ikan kakap. Agar biaya murah kita gunakan cacing untuk umpan (bahkan tanpa biaya). Hal hasil tujuan mendapatkan ikan kakap tidak pernah tercapai, bahkan kita sudah rugi waktu dan tenaga.

·         Teknis. Dalam arti berdaya guna atau bermanfaat.

·         Psikologis. Dalam arti terdapat kepuasan.

Tujuan dapat dicapai, tetapi apabila dalam mencapai tujuan itu tidak sesuai denga perencanaan. Dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan-pemborosan, maka hal tersebut perlu dihindari untuk mencetak hal-hal seperti di atas, maka sumber- sumber daya (resources) yang akan dimanfaatkan. Dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi- fungsi manajemen. Sumber-sumber daya dimaksud terdiri dari manusia, uang, mesin-mesin, material, metode, dan pasar.

Berdasarkan kajian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan manajemen perkantoran antara lain:

1.      Berikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna pelaksanaan. Tugas organisasi secara efisien.

2.      Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai .

3.      Membantu organisasi/perusahaan, memelihara serta memenuhi kebutuhannya.

4.      Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja.

5.      Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Fungsi Manajemen Perkantoran

Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas organisasi, didalamnya terhadap manusia, uang, material, metode, dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya tersebut diperuntukkan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan kantor tersebut dapat tercapai tujuan, yaitu tersedianya informasi yang siap pakai, maka hendaklah diterapkan. Fungsi-fungsi manajemen terhadap sumber daya tersebut.

Manajemen kantor berarti suatu pengelolaan data dan informasi tertulis yang dilakukan secra teratur, sistematis dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi, dengan tujuan untuk membentuk keberhasilan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya, di mana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.

Fungsi Manajemen Yang Diterapkan Pada Kantor

1.      Perencanaan

Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi/kantor adalah menyusun perencanaan. Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan di masa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud, perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi.

Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan. Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan keahlian yang diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya, agar tercipta tata hubungan yang efisien.

2.      Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah keseluruhan proses  pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat  digerakkan  sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran.

3.      Penggerakan

Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan mo- tif bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai) yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk/sistem yang telah digariskan sehingga memerlukan penggerakan. Dalam rangka penggerakan tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan, antara lain:

a)      Mendorong atau memberi semangat kerja

b)      Memberi pengarahan dan bimbingan kepada seluruh pegawai.

c)      Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas organisasi.

4.      Pengawasan

Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:

a)      Kualitas pekerjaan kantor

b)      Waktu pekerjaan kantor

c)      Metode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor

d)     Biaya perkantoran

e)      Alat peralatan dan perabotan kantor

f)       Pelayanan kantor

g)      Dokumentasi.