MAKALAH MODEL OTOMATISASI PERKANTORAN
MAKALAH MODEL OTOMATISASI
PERKANTORAN
Otomatisasi kantor digunakan untuk mendukung fungsi suatu
kantor atau organisasi. Banyak alat komputer maupun non komputer otomatisasi
yang digunakan untuk menunjang suatu pekerjaan kantor agar kantor dapat
berfungsi secara optimal. Otomatisasi kantor yang banyak digunakan pada saat
ini yaitu untuk membantu suatu permasalahan yang ada di kantor agar segera
diselesaikan dengan keputusan yang cepat dan tepat, dimana otomatisasi kantor
dapat membantu suatu mekanisme kerja dan membuat suatu informasi menjadi data.
Sudah saatnya perusahaan dan lembaga pemerintah untuk
membiasakan karyawannya agar memanfaatkan otomatisasi kantor dalam membantu
pekerjaan mereka, karena dapat mempermudah dalam penyimpanan data, pencarian
data, dan lebih meminimalisir biaya. Selain itu, otomatisasi kantor merupakan
aplikasi teknologi informasi yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas
karyawan di kantor dengan memberi dukungan dalam bentuk koordinasi dan
komunikasi dari sorang ke orang lain baik dari dalam mauoun luar perusahaan.
Untuk memudahkan suatu gambaran dalam otomatisasi kantor,
maka perlu adanya model otomatisasi kantor. Model adalah suatu gambaran,
rencana, atau representatif dari suatu objek, suatu sistem, atau suatu konsep
yang merupakan penyederhanaan agar lebih mudah dimengerti. Oleh karena itu
model otomatisasi kantor adalah deskripsi dari suatu sistem otomatisasi kantor
dimana agar lebih mudah dipahami bahwa dalam proses otomatisasi kantor satu
sama lain saling mempengaruhi.
Model otomatisasi kantor diharapkan dapat membantu dalam
memahami cara kerja suatu aplikasi otomatisasi kantor baik itu berbasis
komputer maupun tidak berbasis komputer. Yang didalamnya terdapat proses sistem
otomatisasi yang saling berkaitan yang berguna untuk pemecahan masalah.
Untuk mempermudah penulisan makalah ini dan agar lebih
terarah dan berjalan dengan baik, maka perlu kiranya dibuat suatu batasan
masalah. Adapun ruang lingkup permasalahan yang akan dibahas dalam penulisan
makalah ini, yaitu :
1. Pengertian Model
Otomatisasi Perkantoran.
2. Model Otomatisasi
Perkantoran.
Otomatisasi kantor (office automation/OA) adalah
penerapan otmatisasi, seperti teknologi komputer pada pekerjaan kantor.
Otomatisassi kantor meliputi seluruh system elektronik formal maupun informal
yang terutama berhubungan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang
di dalam maupun di luar perusahaan. Salah satu keunggulan dari OA adalah
adanya fakta bahwa ia memberikan suatu sambungan komunikasi bagi orang-orang di
dalam dan di luar perusahaan untuk saling beromunikasi satu sama lain(Pratita,
2014, hal. 101).
Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik
yang digunakan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama yang
berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar
perusahaan. O’Brien (1996) mendefinisikan otomatisasi kantor sebagai sistem
informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan
mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya
diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi.
Otomatisasi kantor (office automation-OA) meliputi
semua sistem elektronik formal dan nonformal dengan terutama yang berhubungan
dengan mengomunikasikan informasi ke dan dari orang di dalam dan luar
perusahaan (Raymond McLeod, 2004, hal. 86).
Berikut konsep dari otomatisasi kantor(Yuniarthe, 2013, p.
2), antara lain:
1. Proses
yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke
otomatisasi.
2. Otomatisasi
kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah tanpa rencana menuju
aplikasi yang terencanan dan terpadu.
3. Otomatisasi
kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4. Otomatisasi
kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang
lebih baik
5. Otomatisasi
kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.
Ketika kita melacak kembali jalan yang telah ditempuh oleh
kommputasi bisnis selama 50 tahunan seejarahnya, kita sering kali menemui
istilah otomatisasi kantor (office automation). Dilihat dari namanya,
otomatisasi kantor adalah penerapan otomatisasi, seperti teknologi komputer,
pada pekerjaan kantor. Otomatisasi kantor dapat dilacak kembali hingga awal
tahun 1960-an, ketika IBM memperkenalkan istilah pengolahan kata (word
processing) untuk menyatakan suatu konsep yang menyatakan bahwa kebanyakan
aktivitas kantor dipusatkan pada pengolahan kata-kata. Lalu,
teknologi-teknologi lain seperti e-mail, penanggalan elektronik, konfersi
video, dan desktop publishing diterapkan pada pekerjaan kantor, dan
bersama-sama disebut sebagai otomatisasi kantor. Otomatisasi kantor (office
automation-OA) meliputi seluruh system elektronik formal maupun informal
yang terutama berhubungan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang
di dalam maupun di luar perusahaan(Raymond McLeod J. G., 2008, p. 105).
Beberapa system OA melibatkan pengguna komputer dan
beberapa lainnya tidak. Gambar 1 adalah suatu model OA yang menunjukkan
bagaimana para pemecah masalah meggunakan aplikasi berbasis komputer dan
berbasis nonkomputer. Beberapa pemecah masalah berada di dalam perusahaan,
sedangkan yang lain berada dalam lingkungan perusahaan. Satu keunggulan dari OA
adalah adanya fakta bahwa ia memberikan suatu sambungan komunikasi bagi
orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk saling berkomunikasi satu
sama lain. Model diatas menunjukkan bahwa aplikasi-aplikasi berbasis komputer
berinteraksi dengan suatu basis data yang dipopulasi oleh informasi yang
diperoleh ari dalam perusahaan dan dari lingkungan.
Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan
database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari system fisik
perusahaan. Informasi juga disediakan oleh lingkungan. Informasi berfungsi
sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah kata, e-mail,
dan konferensi komputer. Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang
memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu
mungkin berada kedua area tersebut. Model tersebut juga mencerminkan penggunaa
aplikasi OA berbasis non-komputer seperti konferensi video-audio.
Pergeseran dari Pemecahan Masalah Administratif ke
Manajerial
Aplikasi-aplikasi OA pertama sebelumnya dimaksudkan untuk
mendukung pegawai bagaimana sekretariat dan administrative. Pengolah
kata, e-mail, faks, dan penanggalan elektronik adalah
contoh-contohnya .Seiring dengan semakin bertambahnya pengetahuan komputer di
kalangan manajer dan professional, mereka menyadari bahwa mereka dapat
menggunakan berbagai aplikasi untuk memecahkan masalah yang mereka hadapi.
Mereka mulai menggunakan e-mail untuk berkomunkasi dengan
pemecah maslaah lainnya, menggunakan penanggalan elektronik untuk
menjadwalkan rapat dengan pemecah masalah yang lain, melakukan konferensi video
untuk menghubungkan para pemecah maslah di wilayah geografis yang luas, dan
seterusnya.
Dewasa ini, kalangan manajer dan professional memiliki
klaim atas aplikasi OA sama halnya denga pegawai sekretaria dan administrative.
Aplikasi komputermerupakan suatu perangkat lunak komputer
yang memiliki fungsi tertentu sesuai dengan tujuan yang diinginkan oleh si
pembuat aplikasi (Programer). Aplikasi komputer biasanya diciptakan untuk
mempermudah manusia dalam mengerjakan suatu tugas didalam sebuah komputer,
seperti untuk mengolah data maupun untuk keperluan editing.
Aplikasi nonkomputer merupakan aplikasi yang tidak berbasis
komputer atau Personal Komputer, aplikasi ini tidak menggunakan peralatan
komputer tetapi merupakan mesin mekanik yang dapat membantu dalam segi
otomatisasi.
Beberapa aplikasi komputer dan non-komputer diantaranya,
menurut Ramond McLeod, Jr :
1. Aplikasi
berdasarkan komputer
a. Pengolahan
Kata
Pengolah kata adalah penggunaan alat elektronik yang secara
otomatis melaksanakan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen
yang ditik atau dicetak.
b. Surat
elektronik
Dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan jaringan komputer
yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan
dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. Surat
elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada
telepon konvensional
c. Voice
mail
Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim
dengan mengucapkannya kedalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil
pesan-pesan yang telah dikirimkan. Voice mail memerlukan komputer dengan
kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya
kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. Tiap pemakai mempunyai voice
mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesan audio
ke dan dari bentuk digital.
d. Kalender
elektronik
Kalender elektronik adalah penggunaan jaringan komputer
untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Cara kerjanya mirip
seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan
pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan
menggunakan keyboard. Konfigurasi peralatannya sama dengan e-mail. Biasanya
perangkat lunak e-mail menyertakan kemampuan kalender elektronik.
e. Konferensi
Komputer
Terdapat perbedaan yang tipis antara konferensi komputer
dengan e-mail. Kedua aplikasi menggunakan perangkat lunak yang sama dan
konfigurasi peralatan yang sama. Yang membedakan adalah orang yang menggunakan
sistem dan masalah yang dibahas.
Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer
untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi
mengenai masalah yang sedang dipecahkan.
Sebaliknya, e-mail dapat digunakan oleh siapa pun dengan
akses ke sistem dan untuk tujuan apa pun. Konferensi komputer dapat digunakan
dalam satu tempat geografis. Teleconferencing mencakup tiga bentuk konferensi
elektronik yaitu audio, video dan komputer.
2. Aplikasi
OA berdasarkan non komputer
a. Konferensi
Audio
Konferensi audio Adalah penggunaan peralatan komunikasi
suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar
secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Telepon koferensi
(conference call) merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih
digunakan. Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan
fasilitas komunikasi audio dua arah.
Keuntungan konferensi audio :
1.
Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio
berada dalam jangkauan semua perusahaan.
2.
Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
3.
Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat.
b. Konferensi
video
Konferensi video adalah penggunaan peralatan televisi untuk
menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geogrrafis.
Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti konferensi
audio, konferensi video tidak memerlukan komputer. Tiga konfigurasi dasar
konferensi video, berdasarkan kemampuan sinyalnya :
1.
Video Satu Arah dan Audio Satu Arah
Sinyal
video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmisi kesatu atau beberapa
tempat penerimaan.
2.
Video Satu Arah dan Audio Dua Arah
Kemampuan
audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang di
tempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.
3.
Video dan Audio Dua Arah
Komunikasi
audio dan video antara semua tempat berlangsung duaarah. Cara ini merupakan
pendekatan konferensi yang paling mahal.
c. Transmisi
faksimili
Fax, singkatan dari facsimile
transmision, adalah penggunaan peralatan khususyang dapat membaca citra dokumen
pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain.
Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa.
Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan
dokumen kepada anggota tim yang lain secara cepat dan mudah, tanpa dibatasi
oleh letak geografis mereka. Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan melalui
fax.
d. Videotext
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi
narasi dan grafik yang tersimpan.Untuk menyediakan informasi dalam bentuk
videotext, terdapat tiga sumber utama bahannya, yaitu :
1.
Menciptakan file videotext pada komputernya sendiri.
2.
Berlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai
untuk mengakses file videotext yang disediakan oleh jasa tersebut.
3.
Memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain.
e. Pencitraan
(imaging)
Merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik
(optical character recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau
microfilm menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan
sekunder . Kemudian citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau
dicetak.
f. Deskstop
Publishing (DTP)
Deskstop adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output
tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter.
Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi komputer mikro yang mencakup layar CRT
resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan oleh perangkat lunak DTP.
Layar resolusi tinggi memungkinkan operator menampilkan citra dalam bentuk
WYSIWYG ( What You See Is What You Get). Tampilan layar sama persis dengan
salinan kertas yang dihasilkan oleh printer laser.
3. Contoh
Aplikasi Komputer dan Non Komputer
a. Voice Mail
(Komputer)
Menurut (Siswanto, 2013, hal.
18)Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya
mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan
mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah
dikirimkankepada anda.
Contoh software:
Voice Connector adalah aplikasi untuk menunjang komunikasi
dalam bentuk suara dan teks dalam jaringan lokal. Pengguna dapat memilih
penerima pesan dan berbicara dengannya dalam waktu yang sama tanpa harus
menginterupsi atau menutup aplikasi yang sedang dijalankan. Hal itu
dimungkinkan karena software buatan Aledentsoft ini menggunakan teknologi
Quickswitch dan Overlay Message. Keuntungan tersebut tentunya sangat mendukung
bagi bisnis internet café dan game center.
Fitur lain yang dimiliki oleh Voice Connector adalah voice
mail dimana pengguna dapat menyimpan pembicaraan dan memutarnya lagi. Hal itu
dapat membantu dalam hal bisnis dan pendidikan. Selain itu, Voice Connector
juga dapat mengirimkan pesan teks.Keduanya baik itu koneksi suara dan teks
dapat digunakan secara P2P (phone to phone atau peer to
peer) mode dan juga otomatisasi kantor dcast mode (pengguna dapat berbicara
dengan banyak pengguna lainnya bersamaan).
b. Pencitraan (Non
Komputer)
Peralatan pencitraan pada umumnya disebut scanner, namun
ada dua jenis scanner, yaitu photo-scanner dan character-scanner (Optical
Character Recognition / OCR). Scanner mengubah dokumen menjadi bit atau
pulsa digital sehingga dapat disimpan dalam file komputer. Kualitas dari
photo-scanner ditentukan oleh kemampuannya merepresentasi gambar dalam bintik
cahaya, sehingga diukur dalam satuan dots per inch (dpi). Sebagai contoh suatu
scanner dengan 1600 dpi, berarti satu inchi persegi dari gambar diubah menjadi
1600 bintik. Bintik ini kemudian diubah menjadi pixel (picture element)
ketika ditampilkan di monitor komputer. OCR pada prinsipnya men-scan karakter
pada kertas dan mengubahnya menjadi byte untuk disimpan dalam komputer.
Selain dengan scanner, kini pencitraan dapat dilakukan juga
dengan kamera digital dimana objek yang ditangkap oleh lensa diubah menjadi
citra digital dalam bentuk bit atau pixel. Pada dasarnya semakin besar pixel
yang bisa dihasilkan oleh kamera pada saat mengambil gambar semakin baik
kualitas gambar digital yang dihasilkan.Kini ponsel yang dilengkapi dengan
kamera digital mampu mengubah objek menjadi 2 sampai 3 juta (mega) pixel,
sedangkan kamera professional seharusnya memiliki kemampuan diatas 8 juta pixel.
Pentingnya
Penerapan Model Otomatisasi Perkantoran di Perusahaan
Model otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai
komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan
memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara
minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah
digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan
yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi
lebih baik.
Ada beberapa manfaat atau kegunaan penerapan model otomatisaasi
perkantoran:
1. Arus pembangunan
otomatisasi kantor.
Karena sejak abad ke-20, perkembangan pesat teknologi
Internet dan popularitas di Cina, memimpin Intranet, Ekstranet, Internet,
Pemerintah Online Proyek, proyek internet perusahaan, e pertengahan tahun 90an
pemerintah, perdagangan, e-government intranet, jaringan perusahaan, digital
sistem 5saraf dan kantor digital dan serangkaian konsep-konsep baru, wajah
konsep-konsep baru,OA dapat membuat banyak orang menyebut bingung, seolah-olah
konsep OA belum disesuaikan dengan kebutuhan pembangunan, di mana kita lupa
bahwa tahap ini untuk pengembangan tahap baru OA. Tahap ini harus menjadi
simbol utama dari penggunaan teknologi internet secara luas.
2. Konotasi dan
perpanjangan otomasi kantor
Pada periode baru, berdasarkan tahun pengalaman dalam
otomatisasi kantor dan teknologi internet, otoma tisasi kantor, kami memahami
lebih banyak dan lebih jelas melihat sifat jaringan, otomasi kantor harus
ditempatkan di jaringan internal (Intranet), dari properti kantor, otomatisasi
kantor harus ditempatkan di kantor digital, dari perspektif teknologi
informasi, otomasi kantor harus menjadi dasar konstruksi informasi.
Sifat dari otomatisasi kantor adalah untuk meningkatkan
efisiensi pengambilan keputusan untuk tujuan tersebut. Dengan menerapkan
otomatisasi kantor, teknologi digital atau kantor, Anda dapat mengoptimalkan
pengelolaan struktur organisasi yang ada, perubahan manajemen sistem,
berdasarkan pada peningkatan efisiensi,menambahkan kapasitas kantor kolaboratif,
memperkuat koherensi kebijakan, realisasi akhir dari tujuan memperbaiki
pengambilan keputusan kinerja.
Otomatisasi kantor didasarkan pada pemahaman dan
pengelolaan akumulasi informasi.Teknologi hanya alat otomatisasi kantor. Hanya
pada manajemen dan administrasi memiliki pemahaman yang mendalam bisnis, akan
memungkinkan otomatisasi kantor telah menggunakan nya, hanya kantor informasi
yang dihasilkan dalam proses pemesanan akumulasi curah hujan, otomatisasi
kantor untuk bekerja.
Apakah jiwa perangkat lunak otomatisasi kantor, hardware,
otomatisasi kantor adalah untuk mencapai perlindungan lingkungan. Digital
kantor diberi wewenang oleh dua fitur yang berbeda dan terbuka, melalui lisensi
untuk menjamin keselamatan dan menggunakan berlapis informasi, membuat sistem
digital Office dapat mengaktifkan premis, melalui, buka berbagi informasi
membuat kenyataan.
3. Pengembanganotomatisasikantor
Otomatisasi kantor, arah di kantor digital. Kantor digital
sehingga disebut bahwa hampir semua operasi kantor yang diwujudkan dalam
lingkungan jaringan. Dari sudut pandang teknologi, terutama teknologi internet,
teknologi keamanan dan pengembangan perangkat lunak teori, penerapan kantor
digital mungkin.
Sistem manajemen dan kebiasaan kerja dari perspektif yang
komprehensif digital kantor masih agak jauh, kantor digital pertama akan
memiliki dampak sistem manajemen yang ada, perubahan struktur manajemen yang
ada, dan sistem manajemen perubahan berarti bahwa hak-hak dan kepentingan
redistribusi; manajer lain kebiasaan kerja yang asli, metode kerja dan sistem
hukum memiliki inersia yang kuat, ambil waktu untuk perubahan dalam waktu
singkat.
Namun demikian, realisasi penuh kantor digital adalah
kecenderungan yang tak terelakkan dari pengembangan otomasi kantor.
4. Kerangka dasar
kantordigital
Kantor digital ini berbeda dengan OA tradisional, juga dari
pembangunan MIS, strukturnya adalah struktur jaringan Intranet, yang merupakan
gagasan pembangunan top-down, yaitu, pertama-tama ke jaringan internal secara
keseluruhan, ini seluruh objek online untuk semua pengguna, harus memiliki
dasar, kita menyebut ini platform dasar dalam jaringan, seolah-olah PC harus
memiliki sistem operasi berbasis sama.
Nei jaringan yang bertanggung jawab untuk semua objek
pengguna bertanggung jawab atas semua sumber daya jaringan (termasuk aplikasi
web platform manajemen) pengelolaan sumber daya jaringan untuk otorisasi
terpisah, standar terbuka dan sumber daya jaringan sampai layanan jaringan umum
(seperti pesan, forum, navigasi, Jiansuo Dia Perhatikan, dll).
Berdasarkan platform, plug berbagai aplikasi bisnis
(dipahami sebagai MIS tradisional), aplikasi ini sumber daya jaringan. Pengguna
melalui jaringan antarmuka browser bersatu, jaringan berdasarkan akses user
tersebut untuk memberikan informasi yang sesuai, fitur dan layanan,
memungkinkan pengguna di lingkungan jaringan kantor.
5. Berpikirteknologidigitalkantor
Kantor digital harus memiliki dukungan teknis yang baik,
dengan mempertimbangkan mandat kantor digital dan membuka dua fitur, teknologi
harus pilihan teknologi Internet dan standar, dalam hal ini didasarkan pada
penggunaan teknologi yang berhubungan.
Sangat diperlukan untuk mencapai kantor alur kerja
teknologi digital, yang sekarang lebih populer sistem e-mail berbasis pada
teknologi alur kerja, atau disebut groupware. Sekarang dengan teknologi WEB,
model Intranet berbasis perangkat lunak alur kerja, lebih dan lebih dari jenis
alur kerja secara langsung menggunakan pesan middleware sebagai sarana pesan,
e-mail sistem tanpa menggunakan platform pesan khusus untuk melakukan .Ini
beban lampu perangkat lunak alur kerja, membuka, mudah baik untuk menjaga, dan
mudah untuk mengintegrasikan sistem bisnis lainnya dan online. Teknologi ini
juga digunakan dalam teknologi dan e-commerce arah yang sama.
Oleh karena itu, WEB berbasis perangkat lunak alur kerja di
kantor berikutnya di bidang dominasi digital.Otomatisasi kantor, kantor
strategi otomasi sesuai dengan situasi kita saat ini dan permasalahan yang ada,
sehingga otomatisasi kantor kami ke jalur perkembangan yang sehat dan pesat,
pada otomatisasi kantor harus mengambil langkah-langkah berikut:
Penerapan dalam organisasi, dari sistem tradisional
manajemen proyek industri, profesional dan produk berbasis implementasi sistem
kemudi, untuk memastikan sistem terus berlari pemeliharaan dan upgrade sistem,
mengambil kerjasama dan pembagian kerja secara simultan jalan. Hal ini mungkin
sejumlah besar otomatisasi kantor bisnis adalah inti dari perusahaan perangkat
lunak yang lebih besar profesional.
Aspek teknis pemilu: Pilih bertepatan dengan tren
perkembangan dunia teknologi. Teknologi ini masih populer dan tidak dapat
mewakili masa depan akan populer. Tinggi teknologi, standardisasi, keterbukaan
adalah lebih baik.
Mendukung pengembangan diri-aplikasi kritis, pengembangan
industri nasional. Struktur teknis, sesegera mungkin dari Klien / struktur
Server mentransfer system struktur Browser / Server dan sistem, dengan B /
berpikir S, antarmuka pengguna akhir bersatu untuk browser, sistem aplikasi
semua pada sisi server, sebuah arsitektur tiga-tingkat standar. Sistem beban
ringan, terbuka dan baik, upgrade sistem yang mudah pemeliharaan.
Desain Sistem Metode: Dengan memperhatikan status
otomatisasi kantor di Cina, menggunakan metode siklus-hidup dan prototyping
sangat pesat Kombinasi tersebut, berdasarkan produk yang ada, terutama untuk
prototyping cepat. Dalam pelaksanaan kepatuhan dengan distribusi seragam
penerapan norma-norma dan prinsip.
Dalam hal desain, dari desain berorientasi bisnis
gilirannya desain tradisional yang berorientasi pengguna, akan merancang fokus
pada pengguna sendiri di lingkup perspektif desain jaringan internal, dalam hal
ini berdasarkan desain dari bisnis terkait. berpikir berorientasi objek akan
diperkenalkan dengan desain sistem untuk pergi.
Dalam realisasi metode, dari desain struktur tradisional
dan beralih ke sistem aplikasi yang rumit (CAS) teori untuk mencapai, yaitu,
dari kebutuhan bisnis umum dalam sistem abstrak kritis adaptif kompleks yang
dapat beradaptasi dengan perubahan lingkungan, sistem menggunakan lagi
akumulasi hal-hal yang lebih berharga.
Contoh Kasus:
Salah satu penggunaan otomatisasi kantor yang terkenal saat
ini adalah penggunaan Video Conference dimana teknologi komunikasi ini
memungkinkan dua orang atau lebih dapat berkomunikasi secara langsung tanpa
mengenal batasan waktu dan tempat. Video Conference ini sangat berguna bagi
para manajer di satu tempat untuk bertukar informasi dengan manajer lain di
wilayah lain (misal luar negeri) untuk memahami fenomena yang terjadi.
Teknologi ini tentu saja dapat menghemat biaya, waktu dan tenaga yang sangat
besar dibandingkan para manajer tersebut harus bertemu tatap muka di suatu
tempat.
Bahwa model otomatisasi perkantoran sangat penting, apabila
perusahaan ingin terus berkembang guna membangun dan mencapai tujuan
perusahaan. Adapun manfaat itu sendiri bagi perusahaan. Otomatisasi perkantoran
berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan
tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan
mekanis khususnya komputer.
Model otomatisasi kantor yaitu deskripsi yang menjelaskan
suatu sistem otomatisasi peralatan kantor, dimana otomatisasi pengalihan fungsi
manual peralatan kantor kepada fungsi-fungsi otomatis dengan peralatan mekanis
khususnya komputer.
Model otomatisasi kantor memudahkan kita dalam melihat
sistem otomatisasi kantor, dilihat dari model tersebut kita mengetahui dalam
sistem otomatisasi kantor saling mempengaruhi dan sistem tersebut sistematis
dalam pekerjaannya. Sistematis disini membuat kita paham bahwa dalam pemecahan
masalah yang menghasilkan suatu keputusan harus melewati beberapa tahapan. Oleh
karena itu tahapan tersebut harus dapat dilewati dengan cepat melalui
otomatisasi kantor, data dan informasi dapat di proses secara cepat.
Masih banyak ketidak
sesuaian dalam fakta dilapangan dengan teori yang ada dalam model
otomatisasi perkantoran. Seharusnya
dalam model otomatisasi perkantoran untuk didalam sebuah
perusahaan harus
Saran saya adalah
semua perusahaan harus menggunakan teknologi yang ada untuk memudahkan
aktivitas dalam manajemen perkantorannya. Kemajuan teknologi informasi saat ini sangat memberikan efek
positif dalam kegiatan manusia.
Pratita, Y. D. (2014). Bahan Ajar Sistem Informasi
Manajemen. Yogyakarta: Deepublish.
Raymond
McLeod, J. G. (2008). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta:
Salemba Empat.
Siswanto, A. (2013). Otomatisasi Perkantoran 1. Depok:
Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan.
Post a Comment