CONTOH MAKALAH MENANGANI TELEPON

BAB I

PENDAHULUAN



1.1         LatarBelakang

Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti : Menerima tamu , Menerima telepon,Mengambil dikte dan melatinkan, Menyimpan surat Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum. Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan. Untukmenjadisekretarisprofesionalmemangbanyak yang harusdipelajaridanditerapkan.Agar bisamemenuhisyaratsebagaisekretarisprofesionalperlubanyaklatihan, sepertimengelola agenda jadwalpimpinan, menanganikaskecil, mengoperasikanteknologiinformasi, korespondensi, menanganisurat-suratmasukdankeluarsertamengelola agenda kegiatanpimpinan.                                                                                                                                                       Eksistensidanfungsisekretaristidaklahsekadar “pembantuataupenggembirapimpinan”.Sekretarisbukanlagiobyek, tetapisubyekpentingdalamsebuahorganisasiatauperusahaan.Ibaratsebuahmesin, sekretarismerupakankomponenpenting yang keberadaandankinerjanyaakanberpengaruhterhadapkinerjamesinitusecarakeseluruhan.Tugasseorangsekretarissangatkompleksdanberagam, sehinggaapabilatidakdikuasai, tugas-tugastersebutakanmenghambatpekerjaanpimpinan.









1.2         RumusanMasalah

Berdasarkanlatarbelakangyang diuraikandiatas, makadapatdirumuskanpermasalahannyasebagaiberikut :

1)      Bagaimanaetika yangdalammenanganitelepon?

2)      Hal-halapasaja yang harusdiperhatikandalammencatatpesantelepon?

3)      Apasaja yang harusdiperhatikandalammenelepon?



1.3         TujuanPenulisan

1.    UntukmemenuhitugasmatakuliahKesekretarisan

2.    Untukmengetahuietikadalammengelolatelepon

3.    Untukmengetahuihal-halapasaja yang harusdiperhatikandalammencatatpesan   

Telepon

4.    Untukmengetahuiapasaja yang harusdiperhatikandalammenelepon



1.4         MetodedanTeknikPenulisan



1.4.1   MetodePenulisan

Metode penulisan yang digunakan penulis  yaitu menggunakan metode deskriptif. Metode penelitian deksriptif adalah suatu metode menulis dengan cara menguraikan permasalahan yang berhubungan dengan materimakalahini.

1.4.2   TeknikPenulisan

          Dalam membuat karya tulis ini, penulis mengumpulkan data dengan cara studi pustaka yaitu mengumpulkan sumber-sumber, data, informasi, dan materi-materi yang berasal dari buku, artikel,internet.











BAB II

PEMBAHASAN

2.1 PengertianTelepon

            Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh. Telepon merupakan alat komunikasi yang paling efektif. Oleh sebab itu, permintaan akan telepon yang semakin meningkat. Telepon merupakan bagian dari kehidupan manusia sarana penunjang bisnis. Pengguna telepon terdapat pada berbagai lapisan masyarakat baik individu atau instansi. Kini telepon sudah dimodifikasi, menjadi alat komunikasi yang multiguna, dan beraneka ragam model.

2.2 EtikaMenanganiTelepon

Sekretaris atau Resepsionis dalam pekerjaan sehari – hari adalah menelepon dan menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang. Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan ditelepon. Anda berbicara ditelepon harus tulus dan mau mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara dengan Anda. Kalau Anda berbicara ditelepon membiasakan diri tersenyum. Janganlah sekali – kali beranggapan bahwa orang yang menelepon tidak melihat Anda. Oleh sebab itu, perlu diusahakan berikanlah kesan yang baik, jangan berbicara dengan tergesa – gesa atau marah. Berhati – hatilah agar nada kesal tidak sampai kentara pada suara Anda. Suara Anda mewakili suara pimpinan dan perusahaan. Sering kali orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan Anda berdasarkan relasi yang diperolehnya waktu menelepon. Akibat pelayanan telepon yang kurang menyenangkan bisa menghancurkan seluruh usaha perusahaan. Demikian, sikap yang baik dalam melayani telepon dapat memberikan nama baik kepada kantor.











2.3Langkah – Langkah dan Pelayanan Telepon:
1. Menyiapakan alat tulis, letakkan didekat pesawat telepon. Agar mudah diperlukan.
2. Catatlah nomor – nomor telepon penting yang sering dibutuhkan dan letakanlah di meja kerja, untuk memudahkan bila diperlukan.
3. Janganlah berbicara dengan orang ketiga pada waktu menelepon.
4. Dalam pembicaraan telepon, kata – kata harus diucapkan dengan jelas, perhatikanlah volume suara Anda, bicaralah dengan lancar dan nada suara tidak boleh datar.
5. Angkatlah gagang telepon sebelum ketiga kalinya.
6. Jawablah dengan memberikan identitas Anda, segera tanyakan siapa yang mengajak bicara, apabila penelepon tidak menyebutkan identitas jangan dihubungkan dengan pimpinan, walaupun dalam keadaan mendesak.
7. Apabila pimpinan tidak ada ditempat, dan Anda tidak dapat membantu penelepon mengatasi persoalan, jangan memberitahukan pimpinan bisa ditemui.
8. Apabila panggilan telepon datang, sedangkan Anda sedang melayani pembicaraan dengan telepon lainnya, katakan bahwa Anda harus menerima telepon lain. Mintalah kepada penelepon pertama agar mau menunggu, jawablah panggilan penelepon kedua, mintalah padanya supaya dia mau menunggu sementara Anda menyelesaikan pembicaraan pertama, serta minta maaf karena harus menunggu. Sekretaris yang bertanggung jawab penuh atas kelancaran menerima telepon dan menelepon dapat membina hubungan baik antara kantor dengan kantor lain.

2.4 MencatatPesanTelepon

Sekretaris harus mencatat segala sesuatu yang perlu dari pembicaraan dalam telepon.Untuk mempermudah komunikasi, setiap tempat telepon di kantor harus disediakan juga alat tulis dan lembar pesan telepon (LPT), untuk mencatat pesan telepon.

Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan yaitu :
1. mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelpon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan untuk pimpinan, tanda tangan penerima telepon.
2. memindahkan segera ke lembar pesan telepon (LPT).
3. meletakkan pesan telepon diatas meja orang yang dituju atau diatas meja pimpinan agar mudah terlihat.
4. meletakkan pesan telepon pada tempatnya kembali.



Cara mencatat isi pesan, yaitu:
1. Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok pembicaraanya saja. kalimat utama dicatat sedangkan kalimat penjelasnya tidak perlu sicatat.
2. diulangi kembali isi pesan (konfirmasi), garis besarnya saja, supaya terhindar dari kesalahan.
3. pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis

2.5Hal-Hal yang Harus Diperhatikan Dalam Menelpon

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam berbicara menggunakan telpon yaitu           :

1.      Terimalah telpon dengan tenang

2.      Berikanlah perhatian sepenuhnya pada saat anda mengangkat telpon

3.      Jangan menerima telpon sambil berbicara dengan orang ketiga ataupun sambil merokok bahkan makan.

4.      Biasakan selalu tersenyum pada saat menelpon,karna itu membuat kesan lebih ramah dan sopan.

5.      Bicaralah dengan gaya bicara yang wajar.

6.      Berbicaralah dengan kecepatan normal,langsung dihadapan transmitter.

7.      Berhati-hatilah dalam berbicara agar nada kesal,tidak sabar tidak kentara pada suara.

8.      Pergunakanlah kalimat yang jelas dan sistematis.



Cara menerima telepon yang harus dilakukan dalam menelpon yaitu  :



1.      Segeralah mengangkat telpon apabila telpon berdering.

Bersikap bijaksana untuk selalu menganggap bahwa semua telpon yang masuk adalah penting.usahakan tidak membiarkan telpon berdering terlalu lama sebab telpon yang terus menerus berdering akan menjadi sumber suara yang bising dan dapat menganggu ketenangan pimpinan.

2.      Sekertaris harus siap mencatat segala sesuatu yang perlu dari pembicara telpon itu.

Gerakan kedua tangan harus spontan dan sikron,tangan kiri untuk mengangkat telpon dan tangan kanan mengambil bolpoin/pensil untuk mencatat.

3.      Identifikasi diri

Apabila ada telpon langsung dari luar perusahaan,maka sebutkan nama perusahaan, atau nama pimpinan .apabila telpon merupakan sambungan dari operator, sebutkan nama departemen/bagian atau nama anda, dan jangan lupa beri salam .

4.       Tanyakan identitas penelpon

Biasanya seseorang yang menelpon langsung menanyakan orang yang ingin ditemui.sekretaris harus menanyakan identitas penelpon.apabila penelpon sudah menyebutkan namanya,tulis supaya tidak lupandan membuat banda harus bertanya lagi.















5.      Memilih telpon yang masuk

Apabila penelpon ingin berbicara dengan pimpinan,tanyakan maksudnya terlebih dahulu.pimpinan mungkin meminta agar sekretaris  pandai menyaring semua telpon yang masuk.untuk mengurangi kesibukan pimpinan dalam menerima telpon,sekretaris harus dapat memilih siapa yang harus diterima oleh pimpinan,dan mana yang dapat ditangani oleh pejabat bawahannya

6.      Mengakhiri telpon masuk

Tutuplah pembicaraan dengan kalimat yang sopan.akhiri pembicara dengan permintaan maaf,tetapi biarkan penelpon yang menutup gagang telpon terlebih dahulu







































































BAB III

Kesimpulan

                       

3.1  Kesimpulan



1)      Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh. Telepon merupakan alat komunikasi yang paling efektif. Oleh sebab itu, permintaan akan telepon yang semakin meningkat. Telepon merupakan bagian dari kehidupan manusia sarana penunjang bisnis. Pengguna telepon terdapat pada berbagai lapisan masyarakat baik individu atau instansi. Kini telepon sudah dimodifikasi, menjadi alat komunikasi yang multiguna, dan beraneka ragam model.

2)      Sekretaris atau Resepsionis dalam pekerjaan sehari – hari adalah menelepon dan menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang. Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan ditelepon. Anda berbicara ditelepon harus tulus dan mau mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara dengan Anda. Kalau Anda berbicara ditelepon membiasakan diri tersenyum. Janganlah sekali – kali beranggapan bahwa orang yang menelepon tidak melihat Anda. Oleh sebab itu, perlu diusahakan berikanlah kesan yang baik, jangan berbicara dengan tergesa – gesa atau marah. Berhati – hatilah agar nada kesal tidak sampai kentara pada suara Anda.Sering kali orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan Anda berdasarkan relasi yang diperolehnya waktu menelepon.

3)      Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat pesan yaitu :
1. mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelpon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan untuk pimpinan, tanda tangan penerima telepon.
2. memindahkan segera ke lembar pesan telepon (LPT).
3. meletakkan pesan telepon diatas meja orang yang dituju atau diatas meja pimpinan agar mudah terlihat.
4. meletakkan pesan telepon pada tempatnya kembali.

4)      Cara menerima telepon yang harus dilakukan dalam menelpon yaitu          :

1.      Identifikasi diri

2.      Sekertaris harus siap mencatat segala sesuatu yang perlu dari pembicara telpon itu.

3.      Segeralah mengangkat telpon apabila telpon berdering.

4.       Tanyakan identitas penelpon

5.      Memilih telpon yang masuk

6.      Mengakhiri telpon masuk







DAFTAR PUSTAKA



http://debby-purnamasari.blogspot.com/

http://roroadityanovi.blogspot.com/2010/05/mata-kuliah-sekretaris.html

http://anggunnov.blogspot.com/2012/01/kegiatan-kesekretarisan-perkantoran.html