CONTOH MAKALAH ARSIP

BAB I
PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan. Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen-dokumen itu dapat ditemukan secara cepat (Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2005:2).

1.2  Rumusan Masalah

Dari uraian di atas, kami merumuskan masalah sebagai berikut :

1.      Apa pengertian arsip?

2.      Apa sarana arsip?

3.      Apa saja sistem arsip?

1.3  Tujuan Penulisan

Penulisan makalah ini bertujuan untuk menambah wawasan pembaca maupun penulis mengenai pengelolaan kersipan.

1.4  Metode Penulisan

Adapun metode dari pembuatan makalah ini adalah metode pustaka. Metode pustaka, yaitu sumber data yang didapat dari internet dan buku, penulis menganalisis, menyimpulkan serta memahami data-data yang ada sebagai bahan utama pembuatan makalah ini.

1.5  Manfaat Penulisan

Penulisan makalah ini diharapkan dapat memberikan manfaat kepada pembaca agar dapat memberikan sumbangan pemikiran terhadap pengembangan teori dan ilmu pengetahuan yang berkaitan dengan pengelolaan kearsipan. Serta dapat menambah wawasan tentang pengelolaan kearsipan.

BAB II
PEMBAHASAN

2.1  Pengertian Arsip

Secara etimologis, kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untik menyimpan sesuatu. Dari bahasa Latin, yaitu felum (bundel) yang artinya tali atau benang. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archives institution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan. Semula pengertian arsip itu memang menunjukan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.

Sebagai perbandingan dapat kita pelajari pengertian arsip dari beberapa sumber, sebagai berikut

1.      Menurut Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosoedirjo arsip adalah

a.       Tempat menyimpan secara teratur

b.      Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan

c.       Bahan-bahan yang harus diarsipkan itu sendiri

2.      Menurut Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1979

3.      Kamus AdministrasiPerkantoran Drs. The Gie

Jadi, dapat disimpulkan bahwa pengertian arsip adalah kumpulan warkat atu surat menyurat yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang disusun menurut sistem tertentu karena mempunyai kegunaan agar saat diperlukan mudah ditemukan dengan cepat dan tepat.

2.2  Sarana Arsip

2.2.1  Filling Kabinet ( Lemari Arsip )

Alat yang digunakan untuk menyimpan warkat bentuk lemari yang terbuat dari kayu, alumunium, atau dari baja tahan api.

Macam – macam filling cabinet :

2.2.1.1 Drawer Type Filling Kabinet

2.2.1.2 Lateral Filling Kabinet

2.2.1.3 FIlliing Kbinet Berputar ( Sliding Door System )

2.2.2  Folder ( Map Arsip )

Folder adalah map – map yang berupa lipatan dari karton atau plastic yang memakai penjepit atau tidak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat. Biasanya ditempatkan di belakang guide.

acam – macam folder ( map arsip ), yaitu :

2.2.2.1 Stofmap Folio

Stofmap folio adalah map tanpa jepitan yang terdapat daun tertutup pada setiap sisinya, berfungsi untuk menopang warkat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Stofmap folio ini berfungsi untuk menyimpan arsip aktif.

2.2.2.2 Map Snelhecter

Map snelhecter adalah map yang mempunyai penjepit ditengah map, berfungsi untuk menyimpan arsip inaktif.

2.2.2.3 Map Gantung

Map gantung adalah map tanpa jepitan, tetapi mempunyai besi penggantung untuk digantung pada gawang filing cabinet system drawer.

2.2.2.4 Brief Ordner

Map besar yang memakai penjepit, digunakan untuk menyimpan arsip dan biasanya disusun secara vertikal di atas.

2.2.3  Guide Card ( Tanda Batas/Sekat Petunjuk )

Alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.

2.2.4   Rak Sortir

Untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, atau disimpan kedalam foldr masing- masing.

2.2.5  Stapler

Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.

2.2.6  Perforator

Alat untuk melubangi kertas/kartu.

2.2.7  Numerator

Alat untuk menumbuhkan nomor pada lembaran dokumen.

2.2.8  Kotak/Box

Kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.

2.2.9  Tickler File

Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk mnyimoan arsip berbentuk kartu atau lembaran.

2.2.10     Laci Kartu Index

Alat untuk menyimpan kartu index dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.

2.2.11    Kartu Index

Kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip.

2.2.12    Kartu Tunjuk Silang

Suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen atau arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan.

2.2.13    Lembar Pinjam Arsip ( Out Slip )

Lembar pinjaman arsip (out slip) adalah lembaran atau formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip

2.3  System arsip

2.3.1 System abjad

System penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan urutan abjad. Untuk surat masuk judulnya diambil berdasarkan nama si pengirim dan judul surat keluar berdasarkan nama si alamat atau penerima surat.

2.3.2 System masalah

System penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah atau pokok isi surat.

2.2.3 System tanggal

Suatu system penyimpanan dan penemuan kembali warkat berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun warkat. Dalam system ini yang dijadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali warkat adalah tanggal, bulan, dan tahun pembuatan warkat yang tercantum dalam warkat itu sendiri.

2.2.4 Sistem wilayah

System penyimpanan dan penemuan kembali warkat berdasarkan wilayah di mana arsip berasal atau dibuat. System ini lebih baik dipergunakan pada organisasi yang mempunyai kantor cabang atau perwakilan di daerah-daerah tertentu. Seperti PT Pos Indonesia, travel biro, perusahaan jasa angkutan yang mempunyai wilayah tersendiri, baik terbatas pada tngkat provinsi itu.

2.2.5 System nomor

Ada 2 macam system nomor,yaitu :

2.2.5.1 Sistem Nomor Dewey

System ini disebut juga system decimal, dengan menggunakan notasi angka 0-9.

2.2.5.2 Sistem Nomor Terminal Digit

System penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan nomor urut dalam buku arsip. Nomor urut tersebut diawali dari 0000, 0001, 0002, dan seterusnya minimal 4 digit.

BAB III
PENUTUP

3.1  Simpulan

Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian arsip adalah kumpulan warkat atau surat menyurat yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang disusun menurut sistem tertentu karena mempunyai kegunaan agar saat diperlukan mudah ditemukan dengan cepat dan tepat. Kemudia sarana arsip meliputi filling kabinet (Lemari Arsip), folder (Map Arsip), guide card (Tanda Batas / Sekat Petunjuk), rak sortir, stapler, perforator, numerator, kotak/box, tickler file, laci kartu index, kartu index, kartu tunjuk silang, lembar pinjam arsip (Out Slip).

System arsip meliputi, system abjad, system masalah, system tanggal, sistem wilayah, sistem nomor, sistem nomor dewey, sistem nomor terminal digit.

3.2  Saran

Dalam pengelolaan kearsipan perlu adanya ketelitian sebab arsip merupakan warkat atau dokumen yang penting bagi sebuah perusahaan. Dalam menangani kearsipan harus melalui beberapa proses dimulai dari sarana dan prasana yang harus diperhatikan. Kemudian dalam pengelolaan system arsip itu diperlukan juga pengawasan dan pemeliharaan agar arsip itu tetap aman dan terjaga.

DAFTAR PUSTAKA

Sudarmayanti. 2005. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Maju

Sutarni Tati, dkk .2011. Administrasi Perkantoran. Bandung : HUP