PRESERVASI PREVENTIF ARSIP MEDIA BARU
BAB II
KAJIAN TEORI
2.1 Pengertian
Arsip Media Baru
Lahirnya
arsip media baru dilatarbelakangi oleh perkembangan berbagai informasi,
pelayanan prima instansi pemerintah, keusangan media atau format arsip, dan
bertambahnya khazanah arsip.
Pengertian
Arsip media baru dijelaskan dalam Prosedur Tetap No. 18 Tahun 2011 (ANRI, hlm.
2) yaitu arsip yang media rekamnya berbasis pada perkembangan teknologi yang
banyak bermunculan pada zaman ini, seperti film, video, kaset rekaman suara,
mikrofilm. Sedangkan menurut Euis Shariasih dalam (Muhidin dan Winata, 2016, hlm. 405) yang disebut dengan arsip
media baru adalah sebagai berikut:
“Arsip
media baru adalah arsip yang isi informasi dan bentuk fisiknya direkam dalam
media magnetik, gambar statik, dan rekaman suara yang diciptakan dalam rangka
melaksanakan kegiatan organisasi ataupun perorangan”.
Dengan
demikian, yang dimaksud dengan arsip media baru adalah arsip yang isi
informasinya direkam dengan berbasis perkembangan teknologi dan bentuk fisiknya
terekam dalam bentuk elektronik dengan menggunakan peralatan khusus, dimana yang
termasuk dalam kategori arsip media baru adalah arsip elektronik dan arsip
jenis lain yang tidak berbasis kertas.
2.2 Jenis
Arsip Media Baru
Berdasarkan
medianya, arsip dibagi menjadi dua macam yaitu, 1) arsip konvensional, yang
terdiri dari arsipkertas, arsip foto, dan arsip peta. 2) arsip media baru, yang
terdiri atas arsip audia visual, arsip elektronik/computer, dan arsip mikrografik
(Muhidin dan Winata, 2016, hlm. 405).
|
Arsip Media Baru
|
|
Arsip Elektronik /
Komputer
|
|
Arsip Mikrografik
|
|
Arsip Audio Visual
|
a.
Arsip
Audia Visual
Arsip
audio visual adalah arsip yang informasinya dapat dipandang dan/atau didengar.
Arsip audio visual terdiri atas sebagai berikut:
1. Arsip
Citra Bergerak
Arsip vitra bergerak yaitu arsip yang informasinya
terekam dalam media citra bergerak,seperti film gambar hidup, (motion picture)
dan video, yang diciptakan dengan teknik dan peralatan khusus. Arsip yang
termasuk dalam kategori ini adalah:
a) Arsip
film, adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving image),
terekam dalam rangkaian gambar foto grafik dan suara pada bahan dasar film,
yang penciptaannya menggunakan rancangan teknis dan artistic dengan perlatan
khusus.
b) Arsip
video, adalah arsip yang isi informasinya berupa berupa citra bergerak (moving
image), terekam dalam rangkaian gambar foto grafik dan suara pada pita
magnetic, yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik.
2. Arsip
Citra Statik
Arsip citra statik yaitu arsip yang isi informasinya
berupa citra tetap (still image), terekam dalam rangkaian gambar foto grafik
pada bahan dasar film, yang penciptaannya menggunakan peralatan khusus berupa
kamera dan hasilnya dapat berupa film negatif, positif, atau digital foto dan
slide. Arsip foto adalah arsip yang isi informasinya berupa citra tetap (still
image), terekam dalam rangkaian gambar foto grafik pada bahan dasar film, yang
penciptaannya menggunakan peralatan khusus berupa kamera dan hasilnya dapat
berupa film negatif, positif, atau digital foto.
3. Arsip
Rekaman Suara
Arsip
rekaman suara adalah arsip yang informasinya terekam dalam sinyal suara (sound recording) dengan menggunakan
sistem perekam tertentu, pada umumnya terekam dalam pita magentik, yang
penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik.
4. Arsip
Mikrografik
Arsip mikromagnetik adalah arsip yang isi
informasinya berupa citra tetap (still
image), terekam dalam rangkaian gambar foto grafik pada bahan dasar film,
yang penciptaannya menggunakan kamera khusus microfilm atau microfiche.
Microfilm salinan
fotografis dalam bentuk lebih kecil atau miniatur gambar atau teks yang terekam
dalam media rol film yang penciptaannya dengan menggunakan alat
fotografi.nukuran rol filmnya bias 16 mm, 25 mm, 105 mm, serta dapat dibuat
dari sumber film dokumen atau output
komputer.
Microfiche lembaran
film yang berisi banyak miniatur gambar atau citra dalam suatu pola/kisi (frame). Jenis ukuran microfiche pada umunya adalah 4 x 4
inchi dan ukuran terdekat adalah 105 x 148 mm serta menyimpan 98 halaman
dokumen/fiche (dengan 24 kali
pengecilan) (Muhidin dan Winata, 2016, hlm.
407-410).
2.3 Presevasi
Arsip Media Baru
a. Pengertian
Preservasi Arsip
Setiap
arsip dalam bentuk atau media apapun dapat mengalamai kerusakan, seperti sobek,
terkena karat, korosi tinta, berjamur, digigit serangga, dan sebagainya. Untuk
melindungi dan mencegah arsip dari faktor-faktor perusak arsip dapat mengancam
kelestarian arsip, harus dilakukan tindakan pelestarian atau preservasi arsip.
Dalam
konsep kearsipan, istilah ”pelestarian arsip” sering digunakan sebagai
pengganti istilah “preservasi arsip” atau sebaliknya. Kedua istilah ini pada
dasarnya adalah tindakan yang dilakukan untuk memungkinkan arsip statis baik
fisik dan informasinya dapat disimpan dan dipertahankan selama mungkin di
lembaga kearsipan.
Azmi
dalam jurnalnya (Azmi, 2012, hlm. 134)
mengungkapkan pengertian preservasi arsip menurut beberapa ahli, yaiut menurut
Ellis (1993) yang menyebutkan bahwa
“Preservasi
adalah tindakan yang memungkinkan bahan arsip dapat dipertahankan dalam jangka
waktu lama melalui kegiatan penyimpanan, perlindungan, dan pemeliharaan arsip
statis di lembaga kearsipan”. Kemudian Walne (1988) mendefinisikan “preservasi
sebagai proses perlindungan arsip dari kerusakan ataupun penurunan daya tahan
serta tindakan perbaikan terhadap arsip yang mengalami kerusakan atau
penurunan”. Sementara itu, menurut Bellardo (1992), menyebutkan “termasuk dalam
kegiatan preservasi adalah memindahkan informasi arsip yang terekam dalam suatu
media ke media lainnya, misalnya ke microfilm”.
Pada
Kamus Besar Bahasa Indonesia dalam (Anto dkk, 2007, hlm. 16), arti kata
preservasi adalah pemeliharaan, penjagaan, pelestarian dan perlindungan (Kamus
Besar Bahasa Indonesia). Apabila ditambahkan kata “Arsip” maka menjadi
“preservasi arsip” yang dapat diartikan sebagai pengawetan, pemeliharaan,
penjagaan, pelestarian dan perlindungan terhadap arsip.
Kemudia
menurut ANRI dalam (Muhidin dan Winata, 2016,
hlm. 343) yang dimaksud dengan preservasi atau pelestarian arsip adalah
keseluruhan proses dan kerja dalam rangka perlindungan arsip terhadap kerusakan
arsip atau unsur perusak dan restorasi atau perbaikan (reparasi) bagian arsip
yang rusak.
Berdasarkan
beberapa pengertian tersebut di atas maka dapat disimpulkan bahwa konsep
”preservasi” dan konsep ”pelestarian” memiliki makna dan lingkup yang sama
yaitu kegiatan pemeliharaan, perawatan, penyimpanan, dan pengamanan atau
perlindungan arsip statis baik fisik dan informasinya, bahan serta peralatan
yang digunakan. Jadi, preservasi atau pelestarian arsip statis secara umum
bertujuan untuk melindungi fisik dan informasi arsip statis agar memiliki
ketahanan yang optimal, menghindarkan kerusakan sehingga fisik dan informasi
yang dikandunganya dapat terlindungi selama mungkin.
Secara
garis besar terdapat tiga kegiatan preservasi arsip, antara lain:
1. Pemeliharaan
arsip dari berbagai faktor perusak, baik yang disebabkan oleh faktor internal
maupun eksternal. Kegiatan pemeliharaan arsip dilakukan dengan melakukan
kegiatan penyimpanan arsip sesuai dengan standard penyimpanan arsip, baik
peralatan, kondisi ruang penyimpanan, sampai suhu dan kelembapapan ruang
penyimpanan, dan lain-lain.
2. Perawatan
dan perbaikan (restorasi) arsip yang mengalami kerusakan sebgai akibat pemeliharaan
yang tidak baik, bencanan, atau salah penggunaanya, dan sebagainya.
3. Reproduksi
arsip dalam rangka pelestarian informasi yang terkandung dalam media arsip,
diantaranya melalui kegiatan alih media arsip (ANRI: Modul Preservasi Arsip
Statis, hlm. 3).
Hal
tersebut sama seperti yang dijelaskan dalam jurnal (Azmi, 2012, hlm. 136) bahwa preservasi atau pelestarian arsip
meliputi kegiatan berikut:
1.
Pemeliharaan dan
penjagaan arsip statis terhadap berbagai faktor perusak arsip, baik yang
diakibatkan oleh faktor internal maupun faktor eksternal (tindakan yang
bersifat pencegahan atau preventif).
2.
Perawatan dan perbaikan
terhadap arsip statis apabila suatu waktu terjadi kerusakan (tindakan yang
bersifat kuratif atau korektif).
3.
Pengamanan dan
perlindungan terutama terhadap informasi yang terkandung dalam arsip statis.
Sedangkan
menurut Sugiarto dalam bukunya (Sugiarto, 2005,
hlm. 84) pelaksanaan preservasi preventif adalah sebagai berikut :
1. pemilihan
jenis sarana simpan
2. pemilihan
media simpan arsip
3. pengaturan
suhu dan kelembapan
4. pemberian
kamperisasi dan silicagel
5. pembersihan
lingkungan fumigasi
b. Sarana
dan Prasarana Preservasi Arsip
Prasarana dan sarana preservasi arsip
yang digunakan untuk mendukung kelestarian arsip statis sesuai dengan bentuk
dan media arsip seperti arsip kertas, foto, kaset, video, film, peta,
kartografi dan kearsitekturan, digital/elektronik (berbasis teknologi informasi
dan komunikasi) antara lain:
1.
Prasarana
dan sarana pemeliharaan arsip, untuk mendukung penyimpanan, penataan, dan
pengamanan arsip dari pencurian dan/atau bahaya kebakaran pada ruangan penyimpanan
arsip statis di depot;
2.
Prasarana
dan sarana restorasi arsip, untuk mendukung kegiatan perawatan dan perbaikan
arsip dalam berbagai bentuk dan media;
3.
Prasarana
dan sarana pengelolaan arsip, untuk mendukung kegiatan reproduksi (alih media, copy) arsip dalam berbagai bentuk dan
media. (Azmi, 2012, hlm. 142).
Adapun sarana dan prasarana yang
digunakan dalam pelaksanaan preservasi arsip adalah sebagai berikut:
1. Gedung
dan ruangan penyimpanan yang representif.
2. Pedoman
dan standar preservasi
3. Laboratorium
4. Peralatan
dan Alih media
5. Rak, lemari, AC, Dehumidifier,
Thermometer, Hygrometer, Thermohygrometer, Trolly, Leafcaster, rewinder, video
tape cleaner, film cleaner, telecine, stein back, kamera microfilm, mesin prosesing,
komputer, scanner
6. Wadah penyimpanan arsip (boks, container, amplop). (Muhidin dan Winata, 2016, hlm. 351).
c. Tujuan
dan Prinsip Preservasi Arsip
Preservasi
atau pelestarian arsip merupakan proses dan kerja dalam rangka perlindungan
fisik arsip terhadap kerusakan atau unsur perusak dan restorasi/reparasi bagian
arsip yang rusak atau arsip yang rusak. Preservasi arsip merupakan usaha yang
dilakukan agar arsip terhindar dari segala faktor perusak dan pemusnah arsip.
Faktor perusak tersebut dapat disebabkan oleh dari dalam fisik arsip itu
sendiri maupun penyebab dari luar fisik arsip tersebut (ANRI: Modul Preservasi
Arsip Statis, hlm. 3).
Sejalan
dengan pendapat menurut Sugiarto (2005, hlm. 84) yang menjelaskan bahwa preservasi
atau pelestarian arsip merupakan proses dan kerja yang memiliki tujuan dalam
rangka perlindungan fisik arsip terhadap kerusakan atau unsur perusak dan
restorasi/reparasi bagian arsip yang rusak, yang disebabkan oleh faktor dari
dalam (intrinsik) arsip itu sendiri maupun faktor dari luar fisik arsip itu
sendiri (ekstrinsik). Faktor intrinsik adalah kerusakan yang berasal dari dalam
fisik arsip itu sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem
perekat dan sebagainya. Faktor ekstrinsik adalah kerusakan yang berasal dari
luar benda atau fisik arsip contohnya lingkungan, biologis, kimiawi, kelalaian
manusia, dan bencana alam. Upaya melakukan preservasi arsip bertujuan untuk
menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis, yang dilakukan secara
preventif dan kuratif.
Kemudian menurut Muhidin dan Winata (2016, hlm. 344) kegiatan
preservasi arsip bertujuan untuk melindungi fisik arsip agar tahan lama,
menghindarkan kerusakan arsip sehingga kandungan informasinya dapat terjaga
selamanya. Adapun prinsip-prinsip preservasi menurut Mustari Irawan dalam (Muhidin dan Winata, 2016, hlm. 344), sebagai berikut:
1.
Dilaksanakan dengan mempertahankan autentisitas
dan reliabilitas arsip.
2.
Dilaksanakan sejak arsip dinyatakan sebagai arsip
permanen
3.
Penyimpanan arsip memperhatikan media
penyimpanannya.
4.
Penyimpanan arsip dilaksanakan pada ruang simpan
yang memenuhi syarat dengan suhu dan kelembapan udara yang stabil.
5.
Perawatan arsip dilaksanakan dengan tingkat
ketelitian yang tinggi.
2.4 Preservasi
Preventif Arsip Media Baru
Preservasi
preventif adalah preservasi yang bersifat pencegahan terhadap kerusakan arsip,
melalui penyediaan sarana dan prasarana, perlindungan arsip, serta metode
pemeliharaan arsip. Dalam Peraturan Menteri Penertiban Aparatur Negara Nomor 22
tahun 2008 dalam (Sugiarto, 2005, hlm. 76)
upaya melakukan preservasi arsip bertujuan untuk menjamin keselamatan dan
kelestarian arsip statis, yang dilakukan secara preventif dan kuratif.
Untuk
efektivitas dan efisiensi, sebaiknya dalam implementasi program preservasi
arsip, lembaga kearsipan harus mengutamakan preservasi yang bersifat preventif
atau pencegahan karena jika arsip terlanjur rusak akan sangat sulit untuk
mengembalikan seperti kondisi/keadaan semula, serta informasi yang terkandung
di dalamnya tidak dapat digunakan secara optimal. Dengan demikian, preservasi
yang paling penting pada saat ini adalah preservasi yang bersifat preventif
atau pencegahan dan preservasi yang bersifat kuratif atau koreksi atau
perbaikan terhadap arsip yang mengalami kerusakan atau degradasi.
Terdapat
beberapa tindakan preservasi preventif diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Semua
usaha yang dilaukan untuk mencegah dan memperlambat kerusakan seperti tempat
penyimpanan arsip statis yang stabil.
2. Sarana
dan prasarana yang sesuai.
3. Penanganan
arsip statis yang baik melalui pengawasan dan inspeksi.
4. Pengendalian
hama terpadu.
5. Setiap
fungsi kearsipan melibatkan semua aspek preservasi.
6. Keamanan
dan kebersihan fasilitas arsip statis sehingga terlindungi dari hal-hal yang
membahayakan arsip (Azmi, 2012, hlm. 140).
2.5 Ruang
Lingkup Preservasi Preventif
a.
Penyimpanan
arsip media baru
Arsip
medi baru disimpan dalam suatu depo arsip, yaitu bangunan yang dirancang khusus
untuk memenuhi kebutuhan pelestarian terhadap arsip yang tersimpan di dalamnya.
Adapun aspek yang termasuk ke dalam penyimpana arsip media baru adalah sebagai
berikut: (Muhidin dan Winata, 2016, hlm. 350-354).
1. Lokasi depo.
Hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan lokasi depo adalah:
a) Lokasi
depo harus menghindari daerah yang struktur tanah labil, rawan bencana, dekat
laut, kawasan industri, pemukiman penduduk, bekas hutan dan perkebunan.
b) Harus
menghidari daerah yang berdekatan dengan instalasi militer, lapangan terbang,
dan rel kereta api.
c) Harus
menghindari lingkungan yang memiliki tingkat risiko kebakaran sangat tinggi.
2.
Ruangan
depo
a) Ruangan
depo penyimpanan arsip kertas dan audio visual harus terpisah, karena berbeda
jenis arsip dan penanganannya.
b) Mempunyai
suhu dan kelembapan yang stabil. Adapun suhu dan kelembapan yang dipersyaratkan
bagi berbagai jenis arsip media baru, antara lain (Kepka ANRI No. 12/2000) :
1) Film
hitam putih (klise, slide negative, cine
film, xrays/hasil foto rontgen, microfilm, mikrofis, dan glass plate photos):
Suhu < 180C + 20C, kelembapan 35%.
2) Film
berwarna (klise, slide negative, cine
film): Suhu < 50C , kelembapan 35% + 5%.
3) Media
magnetic (video, rekaman suara). Suhu
< 180C + 20C, kelembapan 35% + 5%.
c) Harus
adanya pemantauan suhu, kelembapan dan kualitas udara dilakukan secara berkala,
yaitu satu minggu sekali. Alat untuk mengukur suhu yaitu: thermohygrometer,
thermohygrograph.
d) Untuk
mengukur kelembapan udara digunakan alat dehumidifier. Selain itu bias
menggunakan silicagel yang mampu menyerap uap air dari udara.
3.
Jendela
Depo
Harus seminim mungkin, itupun harus agak menjorok ke
dalam untuk mengurangi energy sinar ultraviolet dari cahaya matahari, jendela
kaca diberi UV filtering polyster film atau flexy glass type UF – 3. Selain
cahaya dari matahari, sinar ultraviolet berasal dari lampu. Untuk itu lampu
neon merupakan cahaya langsung untuk penerangan. Lampu harus dimatikan bilamana
ruangan tidak dipakai. Pada depo akan lebih baik apabila ada alat untuk
mengukur untensitas dan kandungan ultraviolet, yaitu Lux Meter atau UV Monitor.
4.
Rak
arsip.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan berkaitan
dengan rak arsip adalah sebagai berikut:
a) Rak
yang digunakan harus cukup kuat menahan beban arsip dan selalu dalam keadaan
bersih
b) Jarak
aman antara lantai dan rak terbawa adalah 85-150 mm untuk memperoleh sirkulasi
udara, mudah membersihkan lantai, serta mencegah bahaya banjir.
c) Arsip
tidak disimpan di bagian atas rak karena berdekaran dengan lampu dan untuk
menghindarkan kemungkinan adanya tetesan air dari alat penyembur api yang rusak
atau atap yang bocor.
d) Rak
terbuat dari logam yang dilapisi anti-karat dan anti-gores, baik itu arsip
kertas atau arsip film. Khusus untuk arsip berbahan magnetic (video dan rekaman
suara) rak sebaiknya tidak mengandung medan magnet.
e) Rak
diberi label yang jelas sesuai denganisi sehingga dapat mudah mengatur khazanah
arsip. Rak yang berupa laci sebaiknya memiliki kenop dan mulut/tepi dibagian
depan dan belakang untuk menghindari jatuhnya arsip.
5.
Boks
arsip
Boks memiliki peranan dalam mengurangi kerusakan
arsip akibat pengaruh perubahan suhu dan kelembapan, debu, dan penanganan yang
salah.
a) Arsip
foto. Beberapa hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan boks adalah sebagai
berikut:
1) Foto
tersimpan terpisah dalam amplop yang bersifat netral.
2) Satu
amplop berisi satu lembar foto.
3) Amplop
dan label yang rusak segera diganti.
4) Kumpulan
amplop foto dapat disimpan dalam boks bebas dan bebas lignin sesuai dengan
ukuran amplop foto dan disusun secara bertikal.
b) Arsip
film. Beberapa hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan boks adalah sebagai
berikut:
1) Boks
atau rak (container) menggunakan bahan yang secara kimia
stabil, dirancang tepat, ringan, rapat, tertutup, dan tidak menimbulkan karat.
2) Container
tidak tertutup dengan plester.
3) arsip
film dalam container disimpan secara
horizontal.
c) Arsip
video dan rekaman suara. Beberapa hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan
boks adalah sebagai berikut:
1) Video
tape disimpan dalam pembungkus asli dalam kotak plastic bukan PVC.
2) Video
tape disusun dalam rak kayu (rak non magnetis) dan disimpan secara lateral.
3) Container tidak
ditumpuk diatas yang lain.
6. Tata terbit untuk ruang
penyimpanan arsip
a) Dilarang
merokok
b) Jaga
kebersihan
c) Dilarang
membawa makanan dan minuman
d) Selain
petugas depo/yang berwenang dilarang masuk kecuali seijin kepala bidang/kasubid
bidang pengelolaan dan pelestarian arsip.
e) Matikan
lampu bila ruangan kosong.
f) Kunci
pintu trails atau pintu masuk bila ruangan tidak dipakai.
g) Kontrol
suhu kelembapan alat pemadam api secara berkala.
Dalam
penyimpanan arsip media baru perlu dilakukan pemeliharaan keamanan ruang
penyimpanan arsip media baru sebagaimana
yang dijelaskan dalam Prosedur Tetap No. 19 Tahun 2011 (ANRI, hlm. 5) dimana
Arsiparis/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru mengecek dan
mencatat suhu dan kelembaban ruangan depo pada pagi dan sore hari, membersihkan
rak arsip dan lantai ruangan, mengunci rak arsip dan mematikan lampu depo pada
sore hari, membuat laporan kondisi keamanan arsip media baru dan kebersihan
serta kondisi suhu dan kelembaban ruangan, melaporkan kondisi ruangan depo,
suhu dan kelembaban kepada Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru.
b.
Alat-alat
preservasi preventif
Ada beberapa alat-alat yang dapat mencegah kerusakan
arsip media baru, antara lain:
1) Air Conditioner (AC),
pada depo arsip statis di daerah tropis seperti di Indonesia AC memang
diperlukan. Yaitu untuk menjaga suhu yang ideal
antara 18-22 C dan kelembapan berkisar 40 – 60 % RH. Untuk control suhu
dan kelembapan pada depo perlu di pasang Thermohygrometer.
2) Dehumidifier,
alat untuk mengurangu kelembapan udara dan ruangan. Alat ini dapat menyerap air
dari udara. Sebaiknya diletakkan di luar ruangan karena alat ini mengeluarkan
panas yang berbahaya bagi arsip.
3) Air Cleaner
dan Vacum Cleaner. Bahan-bahan
pencemaran seperti debu dan partikel-partikel lain seperti diuraikan pada bab
II no 1 C, dapat dikurangi dengan memasang air cleaner (alat pembersih udara).
Sedangkan alat untuk menyerap debu dan partikel lainnya yang berada dalam
kertas/rak dapat digunakan vacuum cleaner secara berkala dan teratur.
4) Alat pencegahan
kebakaran. Pada depo arsip di pasang Smoke Detektor (pemadam api secara
otomatis), Hidrant Alarm, tabung-tabung
pemadam kebakaran. Alat-alat pemadam api ini diletakkan pada tempat yang mudah
dijangkau dengan cepat. Semua alat-alat tersebut harus dilakukan control secara
berkala untuk mengetahui tetap berfungsi. Tanda-tanda larangan merokok dapat
dipasang di setiap pintu masuk. Selain itu kabel-kabel listrik harus di control
secara teratur.
c.
Fumigasi
Fumigasi
merupakan tindakan pengasapan yang bertujuan mencegah mengobati dan
mensterilkan arsip-arsip dari pengaruh jamur, serangga dan binatang pengerat.
Sebagaimana dituangkan didepan, serangga seperti Silver fish, kecoa, kutu buku,
rayap, ngenat, dan sejenisnya adalah binatang perusak arsip. Untuk itu perlu
adanaya tindakan pencegahan dan pembasmian dengan fumigasi (Herdiyanto, dkk, 2012, hlm. 38).
1. Macam-macam
Fumigasi
a) Fumigasi
di ruang Transit
Ruang transit fumigasi perlu dibuat secara permanen.
Ruang ini berguna untuk transit arsip yang datang sebelum masuk depo
penyimpanan. Hal ini untuk membasmi serangga dan micro organisme yang bias
menyebar ke ruang penyimpanan. Ruangan harus tertutup rapat dan kedap udara.
Pada ruangan dilengkapi dengan 2 buah blower yang berfungsi untuk membersihkan
sisa-sisa fumigasi.
b) Fumigasi
Total
Pelaksanaan fumigasi
pada seluruh ruangan depo. Berbeda dengan fumigasi pada ruangan transit
fumigasi yang bias dilakukan sewaktu-waktu, fumigasi ini dilakukan dalam dua
kali dalam 1 tahun.
2. Pelaksanaan
Fumigasi
a) Pastikan
ruangan yang akan di fumigasi tertutup rapat. Pintu (termasuk bagian bawah
pintu) jendela dan lubang-lubang harus di tutup dengan lakban.
b) Lebih
baik bila ada alat-alat elektronik seperti, computer, radio dikeluarkan.
c) Membuka
buku-buku arsip meregangkan roll opeck dan mereganggang arsip-arsip lainnya.
d) Petugas
harus memakai masker anti gas, sarung tangan, dan pakaian pelindung seluruh
tubuh.
e) Siapkan
gas detector untuk mencegah kebocoran diluar ruangan.
f) Selama
fumigasi lingkungan depo harus tertutup, bila perlu ditempeli tulisan : “ÄDA
FUMIGASI/AWAS GAS BERACUN”
d.
Penanganan
arsip media baru
Dalam penanganan arsip
media baru perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1. Arsip
film. Penangan arsip film meliputi sebagai berikut:
a) Hindarkan
menyentuh emulsi, yaitu bagian yang mudah rusak dan tempat terekamnya cerita
atau gambar. Film dipegang dengan ujung jari pada bagian pinggir.
b) Film
digulung pada spool dengan ketegangan sedang. Idealnya ketegangan gulungan
adalah jika suatu film persis bergerak bersama spool.
c) Gunakan
selalu spool yang sesuai dengan lebar film.
d) Setelah
proyeksi dilakukan, film digulung ulang dengan ketegangan yang cukup untuk
mencegah film merosot atau lepas dan menyebabkan goresan kecil sewaktu
proyektor menarik film melewati gate proyeksi.
e) Sambungkan
beberapa feet leader putih pada awal (head) film dan akhir (tail) film yang
akan menjaga kerusakan selama pengikatan dan proyeksi.
f) Gulung
film sampai tail pada core secara rapat, rata dalam rol sampai akhir.
g) Proyektor
selalu dibersihkan dengan sikat kecil sebelum memproyeksikan film untuk
membuang rambut-rambut atau debu yang mengganggu gambar proyeksi dan
menyebabkan rusaknya film.
h) Jika
selama pemutaran film, proyektor menunjukkan reaksi yang aneh atau terdengar
suara yang tidak seperti biasa, ini merupakan gejala penyebab kerusakan.
Hentikan proyektor dengan segera, dan periksa untuk meyakinkan film terpasang
dengan baik. Perbaikan secara teratur pada proyektor akan memperkecil
kemungkinan terhadap kerusakan semacam itu.
2. Arsip
foto. Penanganan arsip foto meliputi:
a) Hindarkan
foto dari sentuhan jari tangan, karena jari manusia mengandung asam. Sebaiknya
menggunakan nylon tipis atau sarung tangan katun putih dengan cara memegang
pada bagian belakang foto.
b) Hindarkan
arsip sebgai alas untuk menulis.
3. Arsip
video, penanganannya meliputi:
a) Merawat
dan memonitor peralatan playback.
b) Melengkapi
peralatan untuk masing-masing format. Pilihan ini mahal dan sulit karena
dibutuhkan keahlian dan perlengkapan cadangan.
c) Jika
selesai digunakan, kembalikan video dalam wadahnya dan simpan dengan posisi
tegak lurus untuk membantu mencegah kerusakan.
d) Sebelum
disimpan, sebaiknya putar ulang dari awal sampai akhir untuk menjamin bahwa
video dapat digulung secara benar di dalam kaset dan untuk mengembalikan akibat
ketegangan gulungan yang padat.
e) Pemutaran
ulang video sekurang-kurangnya dilakukan setiap satu tahun sekali.
4. Arsip
rekaman suara. Penanganannya meliputi:
a) Hindarkan
sentuhan langsung dengan permukaan tape.
b) Tape
diputar ulang dari awal sampai akhir sedikitnya setiap satu tahun sekali untuk
memeriksa kondisinya dan memperkecil kecenderungan lapisan tape yang saling
menempel atau terjadinya tembus cetak (print-trough) secara magnetic juga untuk
mengurangi ketegangan tape.
c) Simpan
kaset dalam keadaan bersih di dalam bungkusan dan disusun secara tegak lurus
dalam rak yang terbagi dalam penyangga setiap 10-15 cm.
e.
Akses.
Hal
yang perlu diperhatikan dalam akses arsip media baru sebgai berikut:
1. Akses
terhadap ruang penyimpanan dibatasi hanya pada petugas penyimpanan atau pejabat
yag berwenang. Pihak lain yang akan masuk ke ruang penyimpanan harus mendapat
izin dari pejabat yang berwenang. Hal ini berkaitan dengan keamanan,
kebersihan, dan kestabilan ruang penyimpanan.
2. Peralatan
keamanan seperti kamera, alarm, kunci, dan control kunci atau kartu yang
dimiliki oleh pegawai yang diberikan kewenangan.
3. Akses
terhadap ruang penyimpanan dikontrol melalui kunci atau kartu yang dimiliki
oleh pegawai yang diberikan kewenangan.
4. Arsip
disimpan di tempat yang mudah diidentifikasi, diletakan, dan diambil (informasi
mengenai daftar boks dan nonor rak harus ada sehingga arsip dapat ditemukan
dengan segera). Jika dimungkinkan, dokumentasi mengenai lokasi arsip ditinjau
secara berkala.
f.
Reproduksi
Salah
satu upaya pengamanan informasi yang terkandung dalam arsip adalah melakukan
reproduksi. Kegiatan reproduksi adalah melakukan penggandaan arsip ke dalam
satu jenis atau media yang sama atau dengan cara alih media ke media yang
berbeda. Reproduksi bertujuan membuat salinan yang dapat berfungsi sebagai preservation copy untuk mengamankan
arsip aslinya dan tidak digunakan jika tidak benar-benar dibutuhkan, atau
sebagai viewing copy atau reference copy (dilihat) pengguna ruang
layanan informasi, arau sebagai duplicating
copy (diperbanyak) bagi kebutuhan peminat arsi di layanan informasi.
Hal-hal
yang perlu diperhatikan dalam reproduksi arsip media baru adalah:
1. Reproduksi
dilaksanakan oleh orang yang mempunyai keahlian dam mereproduksi.
2. Reproduksi
dilakukan sesuai dengan standard agar reproduksi bertahan lama jika disimpan.
3. Pilih
bahan dasar dan alat perekaman atau alat reproduksi yang baik atau berkualitas
tinggi. Gunakan bahan-bahan yang baru dan tidak menggunakan bahan-bahan yang
sudah dipakai.
4. Pilih
bahan-bahan yang lebih aman, mudah diakses, dan format yang digunakan tidak
cepat tua atau using.
5. Simpan
hasil reproduksi terpisah dengan arsip asli.
6. Tentukan
arsip yang akan di reproduksi.
7. Arsip
yang mulai rusak, baik karena faktor internal maupun eksternal.
8. Arsip
yang bahan dan peralatan (termasuk suku cadagnya) untuk memanfaatkannya sudah
mulai jarang di pasaran.
9. Arsip
yang isi informasinya sering digunakan atau dimanfaatkan oleh peminat arsip.
Selanjutnya untuk proses reproduksi
arsip media baru, dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Arsip
film dapat dipindahkan ke dalam bentuk video dan video ke bentuk video lainnya.
Untuk perlindungan arsip film jangka panjang, film di salin ke dalam bentuk
film.
2. Negative
film, dapat disimpan sebagai persediaan untuk membuat print (positif film).
3. Arsip
video dilakukan reproduksi dari format lama ke format baru.
4. Mereproduksi
arsip rekaman suara merupakan hal utama dalam pemeliharaan dan perlindungan
arsip rekaman suara.
DAFTAR PUSTAKA
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2012). Modul
Preservasi Arsip Statis.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
Prosedur Tetap Nomor 18 Tahun 2011 Tentang Penataan
Fisik Arsip Media Baru.
Arsip Nasional Republik Indonesia. Prosedur
Tetap Nomor 19 Tahun 2011 Tentang Pengamanan
Arsip Media Baru.
(ANRI), P. P. (1996). ANRI.
ANRI. (1999). Modul Akusisi Arsip.
Azmi. (2012). Strategi Preservasi Arsip Statis dalam Rangka
Menjamin Kelestarian Arsip Statis sebagai Memori Kolektif Bangsa pada Lembaga
Kearsipan. Jurnal Kearsipan, 129-146.
Barthos, B. (2014). Manajemen Kearsipan untuk Lembaga
Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Brichford, J. M. (1977). Archives and Manuscript: Appraisa
/ And Accesioning . Chicago: Society of Americant Archivist.
Daryan, Y. (2015). Pemliharaan dan Pengamanan Arsip.
Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka.
Drs. Sumrahyadi, M. (2014). Manajemen Rekod Audio Visual.
Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka.
Herdiyanto, B., Kusnanto, I., & Rokhayah, S. (2012). Pedoman
Perawatan Arsip Kertas. Surabaya: Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Jawa Timur (Bidang Penyelamatan Arsip Statis).
Hidayat, A., Nurhayati, R., & Daryana, Y. (2007). Pemeliharaan
dan Pengamanan Arsip. Jakarta: Universitas Terbuka.
Indonesia, A. N. (2012). Modul Preservasi Arsip Statis.
Kaleransi, N. (02 Agustus 2008). Film : Aset Budaya Yang Harus
Dilestarikan. Jurnal.
Muhidin, S. A., & Winata, H. (2016). Manajemen
Kearsipan. Bandung: CV. Pustaka Setia.
Parani, Y. L. (n.d.). Mikrografi dalam Kersipan. Sub
Bagian Publikasi dan Dokumentasi Arsip Nasionl Republik Indonesia.
Reed, B. (1993). Keeping Archives. Australia: D. W
Thorpe.
Sambas Ali Muhidin, M. &. (2016). MANAJEMEN KEARSIPAN
untuk Organisasi, Publik Bisnis, Sosial, Politik dan Kemasyarakatan.
Bandung: Pustaka Setia.
Sambas Ali Muhidin., d. D. (2016). Manajemen Kearsipan.
Bandung: CV Pustaka Setia.
Sedarmayanti. (2003). Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang
Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.
Sugiarto, A. (2005). Manajemen Kearsipan Modern dari
Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media.
Suhardi, Y. D. (1998). Terminologi Kearsipan Indonesia.
Jakarta: PT. Sigma Cipta Utama.
Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5071).
Post a Comment