MATERI ARSIP STATIS
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
1.1
Pengertian Arsip Statis
Menurut
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan di sebutkan bahwa arsip
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentukdan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam bentuk pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Berdasarkan
fungsi dan kegunaannya, arsip terbagi menjadi dua yaitu, yang pertama adalah arsip
dinamis yang terdiri dari arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip vital, dan yang
kedua adalah arsip statis. Dalam laporan observasi ini yang menjadi fokus
kajian adalah arsip statis, lebih tepatnya mengenai bagaimana implementasi
pengelolaan arsip statis di lapangan.
Pengeretian
arsip statis menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 adalah arsip yang
dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki niali guna kesejarahan, telah
habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik
secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
dan/atau lembaga kearsipan Sedangkan dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971,
yang dimaksud dengan arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan sehari-hari
admistrasi negara.
Menurut
Sedarmayanti (2003: 9) arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini
merupakan pertanggung jawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan nilai
gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
Dari beberapa
pengertian di atas, maka singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah
arsip - arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari - hari.
1.2
Ruang Lingkup Pengolahan Arsip Statis
Arsip
statis sering juga disebut archive
atau permanent record.yaitu arsip-arsip
yang tidak secara langsung dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi
negara. Arsip abadi (archive)
warkat-warkat vital yang akan disimpan selama-lamanya. Oleh karena itu arsip
ini mempunyai taraf nilai yang abadi.
Dengan
demikian yang termasuk arsip statis adalah arsip abadi (archive). Arsip statis tidak lagi berada di arsip nasional
Republik Indonesia, dengan kata lain arsip statis terdapat di arsip nasional
republik Indonesia pusat (Arsip nasional pusat) dan arsip nasional Republik
Indonesia daerah (Arsip Nasional daerah). Arsip statis merupakan pertanggung
jawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah Indonesia dan nilai gunanya penting
untuk generasi yang akan datang. Diatas telah diutarakan bahwa yang termasuk
arsip statis adalah arsip abadi. (Wursanto, 1991 : 238 - 239)
Kiranya
perlu diketahui bahwa masing-masing organisasi tentu memiliki ukuran yang
dipakai untuk menentukan golongan suatu arsip, apakah suatu arsip termasuk
penting atau tidak. Suatu warkat mungkin dianggap vital oleh suatu organisasi,
akan tetapi bagi organisasi yang lain mungkin hanya merupakan warkat biasa,
sampai saat ini belum ada ketentuan atau pedoman yang pasti. (Wursanto, 1991 :
239)
Arsip-arsip
ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai
gunanya penting untuk generasi yang akan datang. Oleh karena itu arsip ini
(arsip statis) mempunyai taraf nilai yang abadi atau permanen sehingga dapatlah
dikatakan bahwa ruang lingkup pengurusan arsip statis terbatas pada arsip-arsip
yang mempunyai taraf nilai abadi atau permanen.
Pengelolaan
arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif,
dan sistematis yang meliputi akuisisi, pengelolaan, prevensi, pemanfaatan,
pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem arsip nasional.
Menurut Perka
ANRI No. 31 tahun 2011, pengelolaan arsip statis meliputi:
1.
Akuisisi arsip
statis
Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan
khazanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan
penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada
lembaga kearsipan.tujuan akuisisi arsip adalah upaya penyelamatan, pelestarian,
dan pewarisan arsip yang merupakan memori kolektif dan identitas bangsa.
Pelaksanaan akuisisi arsip merupakan rangkaian
program kegiatan yang dimulai dengan tahap monitoring, tahap penilaian arsip
statis, tahap pelaksanaan akuisisi arsip statis, dan tahap serah terima arsip
statis.
2.
Pengelolaan
arsip statis
Pengelolaan arsip statis merupakan kegiatan menata
informasi arsip statis, menata fisik arsip statis, dan penyusunan sarana bantu
temu balik asrip statis (PP No. 28 tahun 2012).
3.
Preservasi asrip
statis
Preservasi atau pelestarian adalah keseluruhan dan
proses kerja dalam rangka perlindungan arsip terhadap kerusakan arsi atau unsur
perusak dan retorasi atau perbaikan (reparasi) bagian arsip yang rusak (Perka
ANRI, 2011). Secara garis besar, kegiatan preservasi arsip dapat dibagi pada
tiga kegiatan, yaitu:
a.
Pemeliharaan
arsip dari berbagai faktor perusak, baik yang disebabkan oleh faktor internal
atau eksternal.
b.
Perawatan dan
perbaikan (restorasi) arsip yang mengalami kerusakan.
c.
Reproduksi arsip
dalam rangka pelestarian informasi yang tekandung dalam media arsip.
Preservasi arsip
statis dapat dilaksanakan dengan dua cara yaitu preservasi preventif dan
preservasi kuratif.
4.
Akses asrip
statis
Akses arsip adalah ketersiadaan arsip sebgai hasil
dari kewenangan hokum dan otorisasi legal serta keberadaaan saran bantu untuk
mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip (PP No. 28 tahun 2012).
Lembaga kearsipan dalam memberikan akses arsip
statis kepada publik didasarkan sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
1.3
Prinsip Pengolahan Arsip Statis
Menurut Perka ANRI No. 27
tahun 2011, prinsip pengolahan asrip statis terdiri atas sebagai berikut.
1.
Asas/Prinsip
Pokok
Agar menghasilkan sarana bantu penemuan kembali
arsip statis yang baik, pengolahan arsip statis harus memperhatikan 2 (dua)
asas/prinsip pokok pengolahan arsip statis yaitu:
a.
Asas/prinsip
asal usul adalah asas/prinsip yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap
terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari
pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya, dan
b.
Asas/prinsip
aturan asli adalah asas/prinsip yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata
sesuai dengan pengaturan aslinya (original
order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk
pelaksanaan kegiatan pencipta arsip. Pengaturan arsip yang didasarkan pada
aturan asli dimaksudkan untuk menjaga keutuhan dan realibilitas arsip.
2.
Asas/Prinsip
Alternatif
Apabila dalam pengolahan arsip tidak ditemukan “asas
asal usul dan asas aturan asli”, maka dapat diterapkan salah satu asas atau
prinsip lain yaitu:
a.
Prinsip
fungsional merupakan aturan menyusun kembali arsip yang didasarkan pada fungsi
pencipta arsip;
b.
Prinsip
restorasi merupakan aturan menyusun kembali arsip yang didasarkan pada sistem
penataan masa dinamis dengan mengadakan perbaikan terhadap arsip yang mengalami
kerusakan;
c.
Prinsip
organisasi merupakan aturan menyusun kembali arsip yang didasarkan pada
struktur organisasi dan sistem administrasi pencipta arsip;
d.
Prinsip masalah
merupakan aturan menyusun kembali arsip yang didasarkan pada subjek atau
masalah yang terdapat dalam arsip; dan
e.
Prinsip kegunaan
merupakan aturan menyusun kembali arsip yang terpisah atau terlepas dari
berkasnya didasarkan atas kegunaannya.
1.4
Tahapan Pengolahan Arsip Statis
Pengolahan
arsip statis wajib dilakukan oleh setiap lembaga kearsipan dengan tujuan untuk
menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
nasional.
Dalam buku
Manajemen Kearsipan (Muhidin & Winata, 2016) dijelaskan pengeolahan
arsip statis dilakukan dengan tahapan sebagai berikut.
1.
Survei dan
identifikasi arsip.
Penyusunan daftar arsip statis simulai dari kegiatan
identifikasi informasi arsip statis yang akan diolah dan dibuat sarana bantu
penemuannya. Identifikasi informasi arsip statis dilakukan untuk mengetahui
hal-hal yang berkaitan dengan pencipta arsip, sistem penataan, jenis arsipm
kurun waktu, jumlah/volume, dan kondisi fisik.
2.
Pembuatan skema
sementara pengaturan arsip.
Skema arsip yang merupakan susunan kelompok arsip
yang dibuat berdasarkan subjek atau fungsi-fungsi organisasi atau klasifikasi
arsip organisasi bagi yang telah memiliki sistem penataan arsipnya. Misalnya,
kepegawaian, keuangan, dan lain-lain.
3.
Rekontruksi
arsip.
Rekontruksi arsip adalah mengembalikan penataan
atsip sesuai dengan konteks dan penataan aslinya. Hal yang perlu dilakukan
dalam rekontuksi arsip adalah:
a.
Pemilihan untuk
pemisahan arsip dengan non-arsip;
b.
Pengelompokan
arsip berdasarkan asas provenance;
c.
Penyusunan
lembaran arsip kedalam file sesuai dengan filling
system yang berlaku pada saat arsip tersebut diciptakan (original order). Penyusunan file-file
ke dalam series arsip dilaksankan secara sitematis.
4.
Deskripsi arsip
da pemberian nomir sementara.
Deskripsi arsip adalah kegiatan perekaman informasi
setiap series arsip.deskripsi arsip sekurang-kurangnya memuat hal-hal berikut:
a.
Informasi
series, yaitu isi ringkas yang terkandung dalam series arsip
b.
Kurun waktu
arsip. Kurun waktu arsip tersebut diciptakan dapat dituangkan dalam bentuk
waktu seperti, tahun atau bulan dan tanggal.
c.
Bentuk redaksi,
yaitu bentuk atau format informasi dan fisik arsip bersangkutan.
d.
Tingkat
keaslian, berkaitan dengan autentitas (dari organisasi yang berwenang),
keabsahan sah secara hukum, dan kesahihan (data atau informasi terpercaya)
suatu arsip.
e.
Kondisi arsip.
Keterangan kondisi arsip diperlukan untuj memberitahukan keadaan arsip dalam
kaitannya dengan karakterik fisik ataupu keadaan lainnya.
f.
Jumlah arsip.
Deskripsi ini menjelaskan jumlah arsip yang dideskripsikan.
5.
Pembungkusan
arsip.
Arsip yang telah selesai ditata, selanjutnya
dibungkus (packing) dengan kertas omslag, kemudian diikat dengan tali.
6.
Entri dan
pengolahan data.
Memasukkan data hasil deskripsi kedalam program komputer,
urutannya sesuai dengan skema pengeturan arsip (defintip) yang telah
dipersiapkan sebelumnya sehingga masalah yang sama dapat disatukan dengan
mudah.
7.
Pembuatan skema
defintip.
Pembuatan skema defintip berasal dari skema
sementara yang telah dibuat. Hasil verifikasi terhadap skema sementara
menghasilkan skema defintip pengaturan arsip.
8.
Daftar sarana
bantu penemuan kembali (finding aids).
Finding aids merupakan hasil akhir dari suatu kegiatan
pengelolahan arsip statis yang berbentuk buku, dan sebagai panduan atau sarana
bantu jalan masuk dalam penemuan kembali arsip bagi peneliti. Sarana temu
kembali arsip mencakup setiap deskripsi atau referensi yang dibuat atau
diterima oleh lembaga searsipan dalam usaha melaksanakan pengewasan/pengeturan
administratif ataupun intelektual terhadap seluruh khazanah arsip.
Sarana bantu penemuan kembali arsip statis, antara
lain:
a.
Daftar arsip,
yaitu sarana pemenuan kembali arsip statis berupa daftar yang berisi informasi arsip
hasil deskripsi dari sekelompok atau grup arsip.
b.
Inventaris
arsip, yaitu sarana penemuan kembali arsip statis yang berupa susunan hasil
deskripsi arsip secara menyeluruh dan dilengkapi sejarah organisasi, riwayat
arsip, pertanggungjawaban pengeturannya, indeks serta lampiran-lampiran yang
mendukung dalam pengaturan arsip tersebut.
c.
Guide, yaitu
kumpulan dari beberapa finding aids
yang berisi tentang sejarah ringkasnsetiap lembaga pencipta arsip yang ada, dan
data arsipnya.
d.
Indeks, yaitu
salah satu sarana penemu kembali arsip, dengan menggunakan kata lengkap,
seperti nama orang tua, geografi, kejadian, masalah.
e.
Agenda, yaitu
sarana penemuan kembali arsip yang didasarkan pada pencatatan surat masuk atau
keluar.
9.
Maneuver fisik
dan penomoran defintif (tetap).
Arsip yang telah disusun dengan deskripsi arsipnya
kemudian diolah (dimanuveri), dikelompokkan, dan disusun kembali sesuai dengan
masalah (klasifikasinya) berdasarkan skema arsip yang telah dibuat. Series-series
arsip yang telah dituangkan pada kartu deskripsi dilakukan pemeriksaaan ulang,
setelah dilakukan secara keseluruhan lalu dilakukan penoroan defintif pada
kartu seluruh series arsip tersebut. Nomor defintif inilah yang dijadikan
pedoman sebagai jalan masuk bagi penemuan kembali arsip atau penataan dan
penyimpanan arsipnya.
10. Penataan arsip statis.
Menurut International
Standard Archival Description (ISAD), penataan arsip statis dilakukan
berdaraskan struktur penataan, yaitu fonds
(grup), series, berkas (file),dan item. Fonds adalah seluruh arsip yang
dimililki oleh pencipta arsip apaun bentuk dan medianya. Series adalah kumpulan
arsip yang diatur sesuai dengan filling
system atau dipelihara sebagai satu unit karena dihasilkan dalam proses
akumulasi kegiatan yang sama. File adalah
satu unit dokumen atau arsip yang dikelompokkan karena kesamaan kegiatan atau
masalah oleh pencipta arsip pada saat proses pengolahan arsip statis dan hal
ini akan membentuk ke dalam series arsip. Adapun item adalah unit arsip terkecil yang secara intelektual tidak
mungkin lagi bisa diurai. Misalnya memorandum, surata, foto, dan lain-lain.
DAFTAR PUSTAKA
Muhidin,
S. A., & Winata, H. (2016). Manajemen
Kearsipan. Bandung: CV. Pustaka Setia.
Perka
ANRI No. 27 tahun 2011
Perka
ANRI No. 31 tahun 2011
Peraturan
Pemerintah No. 28 tahun 2012
Serdamayanti.
2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan
Teknologi Modern. Cetakan III. Bandung: Mandar Maju.
Undang-Undang
Nomor 43 tahun 2009
Wursanto. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.
Post a Comment